Hinweisgebersystem

Die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Compliance-Regeln ist für die Frankfurter Leben-Gruppe sehr wichtig. Unregelmäßigkeiten und Verstöße gegen entsprechende
Vorschriften müssen frühzeitig erkannt werden, um entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen und Schäden für Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiter und das Unternehmen insgesamt abzuwenden.

Die Frankfurter Leben-Gruppe hat bei der Compliance-Abteilung eine Meldestelle eingerichtet bei der Sie Hinweise auf Unregelmäßigkeiten und Gesetzesverstöße (z.B. Hinweise auf
betrügerische Handlungen, Urkundenfälschung, Veruntreuungen, Geldwäsche u.a.) auch anonym, melden können. Wir haben für Sie das folgende E-Mail-Postfach eingerichtet: Hinweisgeberstelle@flgruppe.de. Auf Ihren Wunsch hin werden Ihre Angaben vertraulich behandelt.

Wenn es um die Verletzung aufsichtsrechtlicher Bestimmungen, deren Einhaltung die BaFin kontrolliert, geht können Sie Ihre Hinweise auch direkt an die Hinweisgeberstelle der BaFin
geben. Hierfür hat die BaFin ein elektronisches Hinweisgebersystem eingerichtet, das Sie unter bkms-system.net erreichen.

Hinweise zum Datenschutz

Beachten Sie insbesondere Folgendes:
1. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre persönlichen Daten im Hinweisgebersystem
einzugeben, ist nicht auszuschließen, dass wir Ihre Daten, sofern notwendig, im Rahmen
eines Gerichtsverfahrens verwenden werden.

2. Falls Sie Dokumente hochladen, sollten Sie sich darüber bewusst sein, dass die Dokumente Metadaten enthalten können, die möglicherweise die Identität des Berichterstellers offenlegen. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass alle Metadaten aus den Dokumenten entfernt worden sind, bevor Sie diese in das Hinweisgebersystem hochladen.

Art der personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:

• Ihren Namen, sofern Sie uns Ihre Identität offenlegen,
• Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
• ob Sie Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Kunde sind
• ggf. Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen

Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage

Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren, internen Regelverletzungen auf einem sicheren und vertraulichen Weg
entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.

Rechtsgrundlage

Die Frankfurter Leben Gruppe wird die Daten im Rahmen von Aufklärungsmaßnahmen nur verarbeiten, soweit mindestens eine anwendbare datenschutzrechtliche Regelung dies
erlaubt. Folgende Rechtsgrundlagen kommen in Betracht:

1. Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG): Datenverarbeitung, die im Rahmen von Ermittlungsmaßnahmen erfolgt, kann ggf. für die Begründung oder auch Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sein.
2. Aufklärung von Straftaten (§ 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG): Dienen Ermittlungsmaßnahmen der Aufdeckung möglicher Straftaten im Rahmen von Arbeitsverhältnissen, können sie nach § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG gerechtfertigt sein.
3. Umsetzung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
4. Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind die Gesellschaften innerhalb der Frankfurter Leben Gruppe:

• Frankfurter Lebensversicherung AG
• Frankfurt Münchener Lebensversicherung AG
• Pro bAV Pensionskasse AG
• PRUDENTIA Pensionskasse AG
• Frankfurter Pensionskasse AG
• Frankfurter Leben Management & Service GmbH & Co. KG
• Frankfurt Münchener Leben Management & Service GmbH & Co. KG
• Plato Life Management & Service GmbH & Co. KG
• Polar Bear Life Management & Service GmbH & Co. KG
• Frankfurter Pension Management & Service GmbH & Co. KG

Datenschutzbeauftragte
Sie können die Datenschutzbeauftragte wie folgt erreichen:
Frankfurter Leben-Gruppe
Beauftragte für den Datenschutz
61343 Bad Homburg
E-Mail: datenschutz@flgruppe.de

Umgang mit Daten und Hinweisen
Hinweise werden von einem begrenzten Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter der Frankfurter Leben GmbH & Co. KG aus dem Bereich Recht/Compliance.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
An Dritte, außerhalb der Frankfurter Leben Gruppe, werden Daten und/oder Hinweise nur weitergegeben, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht oder eine ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen vorliegt. Als Dritte in Betracht kommen insbesondere:

1. Betriebsrat (unter Beachtung der betriebsverfassungs- und datenschutzrechtlichen Vorgaben)
2. Behörden (z.B. Staatsanwaltschaft oder Polizei)
3. Auftragsverarbeiter
4. Weitere Dienstleister wie z.B. Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder Rechtsanwaltskanzleien

Information der beschuldigten Person
Nach dem Gesetz sind wir dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Angaben zu Ihrer Person werden dabei, soweit rechtlich zulässig, nicht offenbart.

Betroffenenrechte
Nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.